　　　　　　　　　　　　　　　平成１７年５月１２日

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第27回檜山小中学校事務研究大会

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　檜山事務職員協議会奥尻ブロック

研究テーマ

　　　　「引継文書をとおして」［奥尻ブロックアンケート結果（平成１７年度版）］

１．「引継ぎ」のあったおかげで助かったこと

１）前任者が引継資料をフロッピーディスクに保存してくれていたので、大変、助かり
　　　
　　　ました。奥尻町では経験者が異動してくることが割合少ないので、引継文書は念の

　　　ために、新採用者向けに作っておいたほうがいいようです。

２）前任者が作ってくれていた引継書の中で大変助かったのが、転入職員について用意

　　しければならない書類の説明文書でした．檜山教育局への書類提出、教育委員会へ

　　の書類提出、共済組合への書類提出、というふうに分けて書いてくれたおかげで、

　　やらなければならないことがはっきりしていたので助かりました。

　　　もちろん、内容は自分でも色々と調べました。（そのおかげで少しは覚えたかも？）

　　　他にも修学旅行（私の赴任時には４月実施）や給料・給食（牛乳）事務・「年度当初事務」

　　　等の項目に分けてくれていたのでわかりやすかったです。

　＊奥尻町は、全校が高度へき地（へき地３級以上）なので、児童生徒の修学

　　　旅行代の免除（国庫負担あり）、牛乳代の補助等の特色があります。

３）初任時に、教頭先生から前任者の置手紙（Ｂ５の洋半罫紙に２枚）をもらいました。しかし、

　　机の中のどこに何が入っているかを説明しているだけで引継文書と呼べるものではありませ

　　んでした。どんな仕事があるのか、当面差し迫ったものには何があるのかわからず、何をどう

　　手をつけてよいのか全くわからない状態でした。

　　　よって、特に助かったと感じるような引継ぎはありませんでした。

４）前任者が置いていってくれた書類は、Ａ４の用紙３枚程度に、職員室の人間関係（後任者に

　　対する要望・希望)、購入してほしい備品が列記されていただけでした。

　　（良く解釈すれば後任の私が事務経験者なので省略したとも思われるが　・・・。？！）

　　自分自身も町内異動なので、ある程度の仕事内容は把握しており、困ることはありませんでした。

　また、特に助かったということもありませんでした。

５）新採用者向けの丁寧な引継文書を作っていただき助かりました。引継で苦労　する事務職員が

　　多い中で、良心的な前任者にあたることが多く恵まれています。
　　
　　　　　ただ、うっかりして、引継文書を注意して読なかったため、記載されている内容についてまでも、

　　前任者に電話をしてしまうなどの失敗もありました。
　　　
　　　町内では事務の諸先輩が仕事の内容を教えていただき、また自分がミスしすいような場合は、

　　その都度、電話で連絡をしていただいたりなど随分と気を使っていただきました。

６）前年の文書データをＣＤ－Ｒに残していってくれて非常に役にたっています。

　赴任旅費まで計算していただき助かりました。

２．「引継ぎ」がなかったり、不十分なために苦労したこと

１）赴任当初は、何から手をつけていいのかわからない状態でした。引継文書を残してくれましたが、

　　前々任者のものかも知れません。前年度の書類がなく、前々年度以前の古い書類しか見つからなかっ

　　たからです。引継文書に記載されているファイルも見つかりませんでした。引継文書自体も初任者向

　　きでないため、わかりにくいものでした。

赴任当初は書類整理、備品整理を行いました｡

　２）あまり困ったことはありませんでしたが、町内の任意団体と事務職員の関わりについて気になること

　　があります。奥尻町では事務職員＝任意団体会計というう図式が、一般に多いことです。

　　　前任の檜山北部の学校間ではあまりなかったことです。

　事務職員に事前に説明があれば納得できる仕事も、始めから決められていると違和感を感じることが

　　あります。

　３）初任校では、まずもって仕事内容についての引継が全くない状態でした。提出書類は、教育委員会や

　　檜山教育局に直接電話で聞いたり、「実務要覧」・「給与・　旅費の手引」等を　見たり、それでも

　　分からない場合は先輩事務職員に聞きまがら何とかクリアしていきました。

　　　特に困ったのは校内の人間関係についてでした。聞くところによると前任者も個性的な方で

　　　（人の事はいえないが・・・）なかなか職員とのコミュニケーションを取りたがらない傾向にあったよ

　　　うです。そのため前任者のやり方に疑問をもっている職員もいて、自分で改革する必要性を感じました。

　　　初任校では何もかも初めて関わることばかりだったので、周りの意見や自分の考えを照らし合わせな

　　　がら、その都度業務をこなして<のが精一杯でした。

　
　　　４）赴任時は、校内的な部分で多少戸惑いもありましたが、基本的な業務は前任校と変わらなかったので

　　　特に困ったことはありませんでした。もし私が初任者や他管内からの異動者であれば、前任者ももう少し

　　　丁寧な引継文書を残していってくれたに違いないと思います。（たぶん作ってくれたことでしょう｡）

　　　　また、前任者の仕事の担当範囲が、自分の前任校で担当していた範囲よりもよりも比較的やりやすい

　　　ものであったことも、気持ちに余裕のできた要因の一つかもしれません。

　　　　前任者のカラーがあまりにもユニークだったので、周りが自分とのギャップにとまどっていたような

　　　気もします。

　　　５）完全な引継というのは本当に難しいと思います。例えば、「委員会関係文書」というファイルはある

　　　のに、必要な文書が偶然に抜けていたり、予算執行の際に昨年の会計文書を参考にしようとしたところ、

　　　領収書が抜けていたりなどです。「引継文書」はすぐに作ることができたとしても、「引継」という作業

　　　自体は、日々の業務から意識していかなければうまくいかないものだということを感じます。
　

　　６）引継文書には記載されているのに保管されていないファイルが多く、引継文書よりも教頭先生から仕事

　　　を教えてもらうほうが確実でした。

３．自分が転出するときに、「引継ぎ」していこうと思っていること。

　　
　　１）誰が見てもわかりやすい、「書類整理」「消耗品の在庫管理」

　　
　　２）前任者のものを参考にした、よりわかりやすく内容の「引継文書」の作成。

　　
　　３）後任が誰であっても利用できるような、データ（CD－R）での引継。

　　４）前回の異動でも感じましたが、今現在、自分の抱えている仕事のどの範囲まで引き継ぐべきかは、

　　　後任者が新任か経験者かで違ってくると思いました。

　　５）前回の異動時、私の後任は初任者でした。自分の初任時には、ほとんど引継ぎらしいものがなかった

　　　ので、自分の味わった「こんな引継でいいんだろうかという中途半端な感覚」、「抱える仕事の範囲、

　　　量についての戸惑い」等を少しでも軽減してあげたいと思いました。

　　　　自分の転勤時には、できるだけわかりやすい内容の引継文書を作るよう努めましたが、自分自身、

異動時期の多忙さもあり完璧とはいえなかったかもしれません。初めて読む人に読んですぐ理解してもら

　　　えるほど、細かい点まで内容が行き届いていなかった部分もあるように思われます。

　　６）前任校では、引継文書作成にあたり、対行政的な部分は４月を乗り切れるように配慮したつもりでし

　　　たが、校内的な部分は次年度の体制、管理職の配慮（校務分掌等）によって違いがでてくるので、なか

　　　なか説明に苦しむ部分でもありました。

　　　幸い、自分が町内異動ということもあり、直接本人の顔を見ながら、文書で伝えきれない部分まで話

　　　を出来る状態はラッキーでした。今後の引継ぎに備えて、２つの場合に分けて考えてみました。

　　
　　　①【初任者の場合】

　　　色々と伝えたい部分があるので引継時にはしっかり伝えたいと考えています。最近は、よく自分の

　　　　初任当時を思い出してみたりしますが、若い頃に周りで起こったことなども考えると、是非伝えたい

　　　　引継事項として以下の点が浮かび上がってきました。

　　　《～赴任当初の４月、当面をどう乗り切っていくか～》

　　　　これが意外と難しい。管内でも、過去には４月の１か月間で仕事に嫌気がさしてしまって、

　　　　　　ゴールデンウイークが終わっても戻ってこなかった若者の話も聞いています。初任者の不安、

　　　　　　孤独感を解消してあげられるような引継ができないものかと感じています。

　　　　　　　一部の大規模校以外は一人配置の、学校事務という職種は、どうしても教員との人間関係で

　　　　　　疎外感を感じてしまうので、そこでくじけてしまう人もいることでしょう。

　　　　　　　その点をフォローしながら、なおか提出文書や年度始めの学校業務に支障のないように準備して

　　　　　　もらうようにしてもらうことが、まず伝えたい部分です。

　　　　　②【経験者の場合】

　　　経験者の場合は、道費や給与、共済、互助会にはあまり触れる必要がないので、町教委のシステム、

　　　　校内的なシステムの説明に重点を置こうと思います。

　　　特に前任者がカバーしていた業務の引継の必要を取捨選択する材料として管理職に資料を残しておき

　　　　たいと思います。

　　また、新年度体制を決定する際に後任者の考えを反映させることができる余地を残しておいてあげた

　　　　いと考えています。

　　７）前任者や他校の資料を参考に文書等は残しておきたいです。ただし、その年度によって方法等が異なる

　　　場合もあるため、なるべくわかりやすく作成するよう心がけたいです。

　８）自分の作成した書類はできるだけわかりやすい形でファイルして残していきたいと思います。

　　　特に、複式関係の書類（教科書・多学年担当手当等・学校事情に関すること等）

　４.その他

　　１）初任時には、町内の事務職員にアドバイスをいただき４月に処理すべき業務を終了することができま

　　　した。

　　２）町教委にもなるべく外勤するようにして、町教委担当者や他校の事務職員と交流をもつことができま

　　　した。引継文書にはない細かい情報を交流できて勉強になりました。

　　３）管理職の先生方が事務職員の仕事を把握してくださっていたため、急ぎの書類の作成について指導して

　　　もらいました。
　　
　　
　　４）事務部会等では、実務研修を受ける機会が何度かありましたが、漠然とした内容しか伝わってこないの

　　　で、もっと細かく（例：ヒアリング・旅費・修学旅行引率旅費に関わる制度の改正、教育局宛の書類等に

　　　ついて)、わかりやすく説明していただきたいです。

　　５）町行事と事務職員についての関わりに疑問があります。奥尻町ではいつのまにか町内行事のマラソン

　　　大会とスキー大会の運営委員に事務職員の名前が入っていることが多いのです。行事にでるのが嫌という

　　　のではなく、委員会から事前にひとこと連絡があればいいなあと思います。当日の都合もあるし、事務

　職員が運営委員と行事に参加して当然、と思われているのかなという気がしてしまい悲しいです。

　　６）◇これがあればよかったと思うもの◇

前任者が用意してくれた引継文書は、今年度用に作ってくれたものだったので、まずは大丈夫でした。

　　私が新採用で学校事務の経験がないこともわかっていて、そのために書いてくれた部分もたくさんあった

　　と思います。

　　　　　わたしが思ったのは、１年目に分からなかったことをその都度文書にしておくと、実際自分が引継文書

　　を作る時に便利だということです。初めての時にわからないことは仕事を覚えてくると上手く説明できな

　　くなります。まずは文章化してから後で読み返して手を加えていくと良いと思いました。

　　　１年目の場合は難しいのかもしれませんが、４月にやること、５月にやることなど、その時期にやるべ

　　　きことがわかっていれば自分で調べたり、周りに聞きながら覚えていけると思います。

　　　同じ引継文書でも１０人が読んだら１０通りの仕事のやり方があると思います。学校事務という仕事は

　　　前任者の仕事をどれだけ引き継げて、どれだけ自分のカラーを出せるか、そしてどれだけ確実に、着実に

　　　こなしていけるかが大事なことだと思いました。自分が今の職場を去るときうまく引き継ぎできるか、

　　　とても不安ですが頑張ります。

　　７）１年間経験してみました。その時々は必死だったため、ただただ流れの通りに動いていました。

　　　　今年度は月ごと、行事ごとに前年度の反省等も踏まえ資料を残して行きたいです。よりよく内容が

　　　　伝わるような引継文書を目指します。

　　　８）引継文書についての各校からのアンケート結果をみると、普段は特別意識していなくても、全くその

　　　　通りだなあと感心してしまいます。

　　　　　一瞬気づいても、いつの間にか忘れている事柄が多いものですね。７）のように普段から気づいた

　　　　点をノートにメモすることは、普段の仕事でも大事なことだなと改めて感じました。

　　９）引継で一番大事なのは「文書整理」と、言い切る方もいます。「引継ぎ」がなくても、文書整理がしっ

　　　かりしていれば、過去の書類からどのように事務処理がされていたかを類推して、今の事務処理の参考に

　　　できるという意味だそうです。

　考えてみると、自分自身も年度途中からは「引継文書」よりも、ファイルされている、前任者の過去の

　　　文書を頼りに仕事をすることが多かったことを思い出します。

　１０）転出時に「引継ぎ」がないというのは困ることが多いのですが、その場合は、仕方がない、と割り切る

　　　しかないようです。保存されている書類から前任者がどうやって事務処理をしていたかを判断し、今の仕

　　　事の参考にするのも事務職員の仕事の一つなのかもしれません。

　　　　　　引継・引継文書はなくても当然と考え、もし、あれば前任者に感謝する程度に考えたほうがいいのかな、と感じます。

　　　　　　　ちなみに、私は今まで前任者の方々、全員が丁寧な引継ぎをしてくれました。自分自身も見習いたいと思います。